Passer du papier à un CRM immobilier : comment Tolosan Immobilier a embarqué ses équipes avec Adapt Immo

Adapt immo
11/06/2026

Retour sur le Rent 2026

Un logiciel peut transformer une agence, à condition que les équipes se l’approprient.

Sur le salon RENT 2026, porte de Versailles, Frédéric Lebègue, CEO du groupe Tolosan Immobilier, et Philippe Sénéchal, directeur commercial d’Adapt Immo, sont revenus au micro de Grégoire Darricau, pour Radio Immo, sur douze ans de partenariat.

Au programme : la sortie du papier, la confiance, et une méthode pour embarquer des équipes de 23 à 62 ans.

Comment passer du papier à un CRM immobilier ?

Passer du papier à un CRM immobilier demande un vrai chantier de reprise des données. Mais dès que les équipes s’y mettent, le gain en efficacité commerciale et en temps est immédiat.

En 2014, les agences Tolosan Immobilier travaillaient encore avec des fiches papier et des classeurs de biens. Tout le travail commercial passait par le papier.

« Le passage au CRM a changé à peu près tout », résume Frédéric Lebègue. L’arrivée d’Adapt Immo a bouleversé la façon de travailler, à tous les niveaux.

Le chantier a été de longue haleine. Il a fallu saisir et mettre à jour des milliers de fiches clients et des centaines de biens, sur tout un réseau d’agences. « Mais une fois qu’on s’y est mis, ça a totalement changé le quotidien de nos collaborateurs. On a gagné en efficacité commerciale et en temps. »

Le partenariat s’est ensuite étendu au site internet. L’ancien prestataire posait des problèmes de diffusion. Le site internet immobilier fourni par Adapt Immo est stable et alimenté par un flux permanent.
Prochaine étape du parcours : l’analyse de données.

Pourquoi le support humain fait la différence chez un éditeur de logiciel immobilier

Un logiciel peut avoir des bugs, c’est un fait. Ce qui fait la différence, c’est un interlocuteur humain qui prend chaque problème en charge, et un éditeur qui anticipe les besoins de ses clients.

Pour Philippe Sénéchal, accompagner un client dans la durée commence par l’écoute. « La plus grosse difficulté, c’est d’obtenir l’adhésion des collaborateurs à chaque étape du changement. »

La relation s’appuie sur deux piliers. Chez Adapt Immo, le support : « des êtres humains qui parlent à des êtres humains ». Chez Tolosan, les assistantes, qui font le lien entre la direction et les équipes terrain. Ces relais échangent en permanence, avec l’équipe commerciale et la R&D en appui.

Frédéric Lebègue le confirme : « Il y a toujours des bugs. Mais quand on a un problème, on a systématiquement un humain de l’autre côté. On n’ouvre pas un ticket en attendant qu’on nous rappelle. » Quatre jours avant le salon, en pleine préparation, un problème a été réglé dans la journée.

De plus en plus, l’éditeur anticipe. « On arrive avec une demande, et en fait c’est déjà en développement. Ça sort la semaine suivante. »

Comment faire adopter un nouveau logiciel à ses équipes ?

Plutôt que d’imposer un nouvel outil à tous, mieux vaut le confier d’abord à quelques collaborateurs volontaires, les porte-drapeaux. Ils le testent, en montrent l’intérêt et donnent envie aux autres de l’adopter.

Chez Tolosan Immobilier, les collaborateurs ont entre 23 et 62 ans, avec des formations très différentes. « L’adhésion au changement ne sera pas la même, l’appétence pour les nouvelles technologies non plus », explique Frédéric Lebègue.

Sa réponse : des ambassadeurs, ou porte-drapeaux. Ce sont des collaborateurs attirés par le numérique, qui testent les nouveautés en avant-première. « Les autres voient qu’il se passe quelque chose. On crée de l’envie, et donc de l’adhésion. Dès qu’ils y voient un intérêt commercial, ils adhèrent. »

Adapt Immo s’est calé sur cette méthode. L’éditeur présente les nouveautés qui peuvent apporter de la valeur. La direction choisit lesquelles déployer, et par quelles équipes. Le rythme est fixé par le client. « Une fois que l’envie a créé du questionnement, on peut greffer les autres évolutions du logiciel », précise Philippe Sénéchal.

Le contraste avec 2014 est net. « À l’époque, il y a eu de la formation, mais on était dans le démonstratif. Aujourd’hui, on est dans l’accompagnement réel. »

Application mobile et signature sur site : des outils pensés pour le terrain

Les outils qui s’imposent sur le terrain sont ceux qui font gagner du temps tout de suite : application mobile, signature des bons de visite sur place, comptes rendus de visite dictés.

En dix ans, la solution a beaucoup changé. « On est passé d’une base de données un peu rébarbative à des outils plus ludiques et plus efficaces », constate Frédéric Lebègue. Les usages sont désormais mobiles, avec les codes des smartphones, grâce à My Mobil’Adapt.

Deux fonctions illustrent ce gain au quotidien :

La signature sur site : le bon de visite est signé au doigt, sur place. « Ça simplifie et ça fluidifie vraiment l’activité sur le terrain. »
Le compte rendu de visite dicté : il est envoyé automatiquement au propriétaire et alimente directement le CRM.

« Même les plus réfractaires y voient un intérêt commercial évident et un gain de temps », observe le dirigeant. Pour la direction, c’est aussi l’assurance de fichiers bien qualifiés et de procédures respectées.

Pourquoi les retours terrain améliorent un logiciel immobilier

Ceux qui utilisent un logiciel au quotidien repèrent des détails que ses concepteurs ne voient pas. Leurs retours rendent l’outil vraiment opérationnel.

Chaque nouveauté passe d’abord par une phase de test chez Tolosan. Les porte-drapeaux disent ce qui fonctionne et ce qui coince. Ces retours remontent aux développeurs d’Adapt Immo, qui ajustent les outils. « Pour nous, c’est essentiel », insiste Frédéric Lebègue.

Pour l’éditeur, c’est un enrichissement. Le matin même de l’interview, l’équipe technique échangeait encore avec Tolosan sur le bon de visite. « Ce sont des points de détail, mais cruciaux pour la qualité de service », souligne Philippe Sénéchal. « On peut penser le logiciel, mais ce sont eux qui l’utilisent. On doit le rendre parfaitement opérationnel pour le terrain. »

C’est tout l’esprit du Lab’Clients d’Adapt Immo : co-construire les fonctionnalités avec ceux qui s’en servent.

Tableau de bord et KPI : ce que les agences attendent de leur CRM

Les agences attendent un tableau de bord personnalisé, qui affiche à chaque collaborateur ses KPI et ses objectifs sans qu’il ait à aller chercher les statistiques.

À l’heure de l’IA, Frédéric Lebègue sait ce qu’il attend de la suite. « Philippe sourit, parce qu’il sait ce que je veux dire. »

Son idéal : ouvrir le logiciel sur une interface propre à chaque collaborateur. On y trouverait le suivi de son activité, ses KPI et ses objectifs, fixés selon le chiffre d’affaires visé. L’équipe dirigeante, elle, disposerait d’une vision globale.

« Aujourd’hui, ces statistiques existent, mais il faut aller les chercher. L’idée serait qu’elles s’affichent directement, pour augmenter la performance commerciale et la motivation de chacun. »

Adapt Immo avance déjà dans cette direction avec le module statistiques et le widget de suivi d’activité du logiciel My Adapt.

Comment bien équiper son agence immobilière : deux conseils de terrain

Deux règles : bien exprimer ses attentes à son éditeur, et juger chaque solution sur son retour sur investissement réel plutôt que sur ses promesses.

Philippe Sénéchal : « Bien faire comprendre à son partenaire ce que l’on attend. Si on ne se comprend pas, on ne peut pas réussir. Il faut parler le même langage et avancer ensemble. »

Frédéric Lebègue : « Attention au miroir aux alouettes. Beaucoup de solutions sont très jolies, mais pas si pertinentes à l’usage, et le retour sur investissement n’est pas toujours là. Il faut une vision long-termiste du coût et du bénéfice, et quelqu’un en face qui comprend vos besoins. Pas une solution pour le plaisir d’avoir une solution. Souvent, on a payé pour voir, et on a rarement vu. »