Le registre des mandats est souvent le parent pauvre de l’organisation en agence. On le sait obligatoire, on le remplit « quand on a le temps », et il vit encore trop souvent sur papier, dans un tableur ou dans un outil à part.
Pourtant, c’est l’un des documents que l’on vous demandera en premier lors d’un contrôle, et le premier à vous protéger en cas de litige sur une commission.
Table des matières
En Bref
Le registre des mandats numérique est inclus dans votre abonnement My Adapt.Numérotation automatique, zéro double saisie, activation par un simple email à support@adaptimmo.com
Qu’est-ce que le registre des mandats, et pourquoi est-il obligatoire ?
Le registre des mandats est le document dans lequel une agence immobilière inscrit, par ordre chronologique, chaque mandat qu’elle reçoit. Il découle de la loi Hoguet (loi n° 70-9 du 2 janvier 1970) et de son décret d’application n° 72-678 du 20 juillet 1972, dont l’article 72 en fixe les règles.
Ce que dit le texte, en pratique :
- Un mandat écrit préalable est exigé avant toute négociation ou tout engagement pour le compte d’un client.
- Une inscription chronologique de tous les mandats, sur un registre coté sans discontinuité et relié, ou tenu sous forme électronique.
- Un numéro d’inscription reporté sur l’exemplaire du mandat remis au mandant.
- Un registre unique pour les mandats de transaction : la Cour de cassation a jugé qu’une agence ne pouvait pas tenir un registre pour les mandats de vente et un autre pour les mandats de recherche
L’enjeu est concret : un mandat mal inscrit ou sans numéro de registre peut être jugé irrégulier. Les tribunaux en tirent régulièrement la conséquence la plus douloureuse pour une agence : la perte de sa rémunération sur la vente.
Bonne nouvelle ! La forme électronique est expressément admise. Le décret prévoit que registres et reçus peuvent être établis, tenus et conservés sous forme électronique, dans les conditions du Code civil. Le cahier papier n’est donc plus une nécessité, mais une habitude.
Registre des mandats électronique : les règles à respecter
Numérique ou papier, le registre obéit aux mêmes règles de fond. Le support change, pas les obligations.
- Un modèle-type fixé par arrêté. Le registre doit suivre le modèle prévu par la réglementation.
- Deux registres distincts selon l’activité : l’un pour les mandats de vente et de location, l’autre pour les mandats de gestion. À l’intérieur du registre transaction, en revanche, pas de séparation entre vente et recherche.
- Une conservation de 10 ans, pour le registre comme pour les mandats eux-mêmes, quel que soit le support.
- Une transmission en cas de cessation d’activité : lorsque la garantie financière cesse, le registre est remis au garant ou à l’administrateur désigné.
- Des conditions propres à l’écrit électronique : selon l’article 1366 du Code civil, l’écrit électronique a la même force probante que le papier, à condition que son auteur soit identifiable et que son intégrité soit garantie. C’est précisément ce qu’un tableur modifiable à volonté peine à démontrer.
Excel, papier, outil à part : ce que coûtent vraiment les méthodes artisanales
Un registre tenu à côté de votre logiciel métier crée toujours le même problème : l’information existe deux fois, et finit par diverger.
Méthode | Ce qui coince au quotidien | Risque principal |
|---|---|---|
Cahier papier | Saisie manuscrite, recherche page par page, aucune copie de secours | Perte, rature, trou dans la numérotation |
Fichier Excel | Numéro saisi à la main, lignes modifiables ou supprimables sans trace | Doublon ou saut de numéro, valeur probante fragile |
Outil séparé | Propriétaire et bien ressaisis une seconde fois | Écarts entre le registre et le CRM, temps perdu |
Trois situations reviennent souvent en agence :
- Deux négociateurs attribuent le même numéro le même jour, faute d’une numérotation centralisée.
- Un mandat arrive à échéance sans que personne ne le voie, parce que les dates de validité vivent dans une colonne que l’on ne consulte pas.
- Un contrôle ou un litige impose de retrouver un mandat ancien, et il faut fouiller des classeurs ou des versions successives d’un fichier.
Aucune de ces erreurs n’est grave sur le moment. C’est leur accumulation, et le jour où il faut justifier un mandat devant un client ou un juge, qui coûte cher.
Déjà client My Adapt ? Votre registre des mandats numérique est inclus dans votre abonnement. Envoyez votre prochain numéro de mandat à support@adaptimmo.com : l’équipe l’active pour vous. Pas encore client ? Découvrez My Adapt en démo.
Le registre des mandats intégré à My Adapt : ce qu’il fait pour vous
Le registre des mandats fait partie des fonctionnalités du logiciel My Adapt, au même titre que le rapprochement automatique ou le suivi des historiques. Il est inclus dans l’abonnement, sans option à payer en plus.
- Numérotation automatique. Chaque nouveau mandat reçoit le numéro suivant, dans l’ordre chronologique. Plus de doublon entre collaborateurs, plus de numéro sauté.
- Liaison directe avec vos propriétaires et vos biens. Le mandat se rattache aux fiches déjà présentes dans My Adapt. Le propriétaire ou le bien n’existe pas encore ? Vous le créez à la volée, sans quitter l’écran.
- Dates de validité suivies. Début, fin, échéances : les dates du mandat sont enregistrées et consultables, pour anticiper les renouvellements plutôt que les subir.
- Historique accessible en un clic. Un mandat de l’an dernier, un propriétaire ancien client : tout se retrouve par recherche, sans classeur à ouvrir.
- Zéro double saisie. Les informations saisies une fois dans votre logiciel alimentent le registre. Votre registre et votre CRM disent la même chose, parce qu’ils partagent les mêmes données.
Comment activer le registre des mandats dans My Adapt
L’activation se fait en un seul email, sans installation ni formation préalable.
- Repérez votre prochain numéro de mandat : c’est le numéro qui suit le dernier inscrit dans votre registre actuel (papier, Excel ou autre outil). Il garantit la continuité de votre numérotation.
- Envoyez-le par email à support@adaptimmo.com, en précisant le nom de votre agence.
- L’équipe support active le module sur votre compte My Adapt, à partir de ce numéro.
- Créez vos nouveaux mandats directement dans My Adapt : la numérotation suit automatiquement.
C’est tout. Votre ancien registre reste à conserver tel quel ; le registre numérique prend le relais à partir du numéro que vous avez indiqué.
Et vous, comment gérez-vous votre registre ?
Le registre des mandats n’a rien de glamour, mais c’est lui qui sécurise vos commissions. Le tenir dans My Adapt, c’est supprimer une tâche de ressaisie, fiabiliser votre numérotation et retrouver n’importe quel mandat en quelques secondes.
Vous avez mieux à faire que recopier des numéros de mandat.
FAQ : le registre des mandats en agence immobilière
- Le registre des mandats est-il obligatoire ?
Oui. L’article 72 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, pris pour l’application de la loi Hoguet, impose aux agents immobiliers d’inscrire chronologiquement tous leurs mandats sur un registre.
- Peut-on tenir le registre des mandats sur Excel ?
Le texte admet la forme électronique, mais un simple tableur protège mal la numérotation continue : une ligne peut être modifiée ou supprimée sans trace. Un registre intégré au logiciel métier, qui numérote automatiquement, est plus sûr.
- Faut-il un registre pour la vente et un autre pour la recherche ?
Non. La Cour de cassation a jugé en 2014 que les mandats de vente et de recherche doivent figurer sur un registre unique.
- Que risque une agence si un mandat est mal inscrit ?
Le mandat peut être jugé irrégulier, et l’agence peut perdre son droit à commission sur l’opération concernée.
- Combien de temps faut-il conserver le registre des mandats ?
Dix ans, pour le registre comme pour les mandats, qu’ils soient tenus sur papier ou sous forme électronique.
- Un registre des mandats électronique a-t-il la même valeur que le papier ?
Oui, si l’auteur des inscriptions est identifiable et l’intégrité du registre garantie (article 1366 du Code civil). Un registre intégré au logiciel métier, avec numérotation automatique et historique, répond mieux à ces exigences qu’un tableur.
- Le registre des mandats est-il payant dans My Adapt ?
Non. Il est inclus dans l’abonnement My Adapt. Il suffit de le faire activer par le support.
- Comment activer le registre des mandats dans My Adapt ?
Envoyez votre prochain numéro de mandat à support@adaptimmo.com. L’équipe active le module à partir de ce numéro.
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